Fasi del processo di acquisto dell’organizzazione

Fasi del processo di acquisto dell’organizzazione (buy phases) gli otto stadi attraverso cui si sviluppa il processo d’acquisto di un’organizzazione o impresa.
a) Individuazione del problema: il processo di acquisto si attiva quando qualcuno, all’interno dell’organizzazione, individua l’esistenza di un problema o di un bisogno cui si potrebbe da­re risposta attraverso l’acquisto di un bene o un servizio. Gli stimoli che portano a individuare un problema o un’esigenza possono essere sia di tipo interno (necessità di nuovi macchi­nari, di attività di consulenza ecc.) sia di tipo esterno (mostre, pubblicità, azione di vendita diretta o altro).
b) Descrizione generale del bisogno: una volta individuato il biso­gno, l’organizzazione cerca di specificarne le caratteristiche generali in termini qualitativi e quantitativi. Questa fase risul­ta essere tanto più complessa quanto meno routinario è l’ac­quisto che si prevede di effettuare: mentre per rifornimenti periodici di merce non è necessario specificare le caratteristi­che se non relativamente alla quantità, gli acquisti di nuovi macchinari, per esempio, richiederanno il contributo di più competenze (tecnici, utilizzatori, responsabili finanziari ecc.) per definirne le caratteristiche fondamentali.
c) Specifiche di prodotto: sotto-fase in cui vengono definite, con un certo grado di precisione, le caratteristiche tecniche del bene o oggetto che l’organizzazione intende acquistare. A seconda della complessità  dell’acquisto, sarà  costituito e dimensionato un gruppo di lavoro incaricato di effettuare un’analisi di valore del prodotto, definendone le caratteristi­che ottimali, i costi che l’impresa è in grado di sostenere e l’impatto in termini di incremento di valore dell’offerta aziendale.
d) Ricerca del fornitore: selezione del fornitore più adatto a fornire la soluzione a uno specifico problema/progetto di investi­mento. Generalmente, quanto maggiori sono la complessità, il livello di novità e il costo di una situazione d’acquisto, tanto più complessa e lunga risulterà la fase di ricerca e valutazione dei fornitori.
e) Richiesta e acquisizione delle proposte: la ricerca attiva del forni­tore di un servizio o di un prodotto inizia invitando il gruppo di fornitori preselezionati a formulare la loro proposta. Que­sto facilita l’individuazione, tra le diverse offerte, di quella più rispondente alle esigenze dell’organizzazione.
f) Scelta del fornitore: è la fase in cui si procede all’analisi dei for­nitori, sulla base delle proposte pervenute. Diversi sono gli elementi considerati nella scelta di un fornitore: non viene dato risalto solo alle competenze tecniche, ma anche alle ca­pacità di evadere l’ordine nel tempo richiesto e di provvedere ai servizi necessari. Per la selezione finale si fa spesso riferi­mento a una lista che viene redatta dall’ufficio acquisti e che elenca, in ordine di importanza, i requisiti richiesti al fornito­re ideale.
g) Emissione dell’ordine: l’acquirente industriale procede a predi­sporre l’ordine definitivo comunicando al fornitore prescelto i prodotti che l’organizzazione intende acquistare, il loro quantitativo, eventuali specifiche tecniche, i termini di con­segna, le condizioni di pagamento, le garanzie ecc.
h) Valutazione dei risultati: è la fase di analisi e verifica dei risulta­ti che l’azienda ha conseguito mediante il rapporto di fornitu­ra. Sulla base delle considerazioni emerse, l’acquirente valuta l’opportunità di continuare, modificare o cessare il rapporto con un certo fornitore. È importante notare che il processo di acquisto così strutturato, in otto fasi, è relativo a una situazione di nuovo acquisto, men­tre in una situazione di acquisto modificato o ripetuto alcune fa­si potrebbero essere ridotte o addirittura omesse.